Notícia
Secretária e o seu novo papel.
Ultima Instancia
Publicado em 9 de outubro de 2014
Por Mario Esequiel
“E Lembre-se: você é seu próprio general. Então, tome agora a
iniciativa, planeje e marche decidido para a vitória.” (Sun Tzu)
No dia 30 de setembro celebramos o dia da secretária.
Momento para parabenizarmos nossas secretárias, agradecendo-as pela cumplicidade, pois talvez seja esta uma das funções de maior cumplicidade entre chefe e subordinado.
Mas também momento oportuno para refletirmos sobre as evoluções que o mundo empresarial vem passando e consequentemente mudanças no perfil, função e atividades desenvolvidas pelas secretárias, que inclusive, em muitos casos, tem a nomenclatura substituída por assessora!
A figura romântica, mas ao mesmo tempo arcaica da secretária como profissional responsável exclusivamente pela agenda; atendimento telefônico; “serviço de copa” (servir café, chá, água etc.) e “guardiã” da porta do chefe, ficou no passado, ou deveria ter ficado. Infelizmente, ainda vemos profissionais contratando secretárias para exercer estes papeis.
Cuidar de atividades pessoais, da família, pagar contas, serviço de expedição (ir buscar ou entregar itens de interesse particular), não são mais atividades a serem exercidas por secretárias empresariais.
Em alguns países existe uma distinção bem clara entre atividades empresariais a serem exercidas pelas “Assistentes Profissionais” e as atividades de cunho pessoal que são exercidas pelas “Assistentes Pessoais”, e estes papeis não se confundem.
No mundo empresarial atual é importante entender que a secretária é da empresa e não do chefe! Em muitas organizações, inclusive, não se tem mais “a minha secretária”, existe um pool de secretárias. Os chefes passam o trabalho a ser executado e o mesmo será feito por quem estiver disponível no momento. Esta estrutura, aliás, permite um melhor aproveitamento do tempo de todas, com razoável ganho econômico, pois se consegue maximizar o tempo destas profissionais.
O mundo mudou, as necessidades mudaram, as ferramentas mudaram, os nossos papeis mudaram, não diferente os das secretárias.
Com a dinâmica das nossas atividades precisamos de secretárias com papeis muito mais ativos, que possam contribuir e agregar valor ao negócio das empresas onde estão atuando, até porque, ter uma profissional para executar somente as tarefas a elas atribuídas no passado, é muito caro.
Hoje em dia, com as ferramentas eletrônicas, fazer agenda é uma tarefa que pode muito bem ser exercida pelo próprio chefe. A secretária pode, e deve ajudar na organização, mas não faz mais sentido chamar ou ligar para a secretária e pedir a ela para incluir na agenda um compromisso. O chefe tem condições de acessar sua agenda eletrônica, seja pelo computador, smartphone, iPad ou qualquer aplicativo… É muito mais prático e eficiente.
Com a filosofia de muito mais acessibilidade das chefias a todos, salvo em situações especificas de uma reunião, necessidade de concentração para execução de um trabalho, não faz sentido manter o telefone o tempo todo desviado para a secretária ou a porta fechada com alguém “filtrando” quem entra ou não na sala. O chefe pode e deve atender as ligações, ou ainda desviar direto para o seu celular para poder atender de imediato, ou ainda transferir para uma caixa postal eletrônica onde possa acessar, esteja onde estiver, e assim retornar o mais rapidamente possível.
O “serviço de copa” também está ultrapassado, isto mais parece uma herança do coronelismo. Hoje em dia não se tem mais espaço para isto, ou pelo menos não deveria. Levantar e ir buscar o seu próprio café ou água é, além de tudo, uma oportunidade para levantar da sua estação de trabalho, fazer um exercício, uma social com colegas de trabalho. Alguns profissionais, por exemplo, têm até máquina de expresso na sua própria sala.
Bom, se para executar estas atividades não precisamos mais de secretárias, para que precisamos então delas?
Como mencionei no início, para atuarem muito mais como uma assessora. Alguém que possa realmente contribuir com atividades que agreguem valor ao trabalho das chefias e da empresa.
É essencial às secretárias de hoje terem conhecimento de softwares editores de texto, mas não simplesmente como ferramenta de digitação em substituição das antigas máquinas de escrever, mas com profundo conhecimento de todas as aplicabilidades do software: tabulação; formatação; edição; estilos de textos etc.
Não basta só conhecer editores de texto, é fundamental saber preparar apresentações em softwares específicos utilizando todos os seus recursos. Saber também utilizar planilhas eletrônicas e eventualmente software específicos da área onde estão atuando: CRM; acompanhamento de processo; cadastro e outros.
Para que todo este conhecimento técnico, fundamental para se exercer bem o papel de secretária, possa ter maior utilidade e eficiência, a secretária tem que conhecer o Core Business, a atividade da empresa onde trabalha. Qual o propósito da empresa, quais clientes atende ou pretende atender, quais os processos da área onde atua, suas peculiaridades etc. Portanto, deve buscar conhecer o negócio numa amplitude maior do que apenas sua área de atuação.
Deve se familiarizar com jargões e termos específicos, como exemplo em escritórios de advocacia: jurisprudência; petição, prazos, dentre outros.
Entender o significado de urgência para o seu negócio de modo a ter competência para priorizar o que realmente precisa ser priorizado.
Secretariar é assessorar!
PARABÉNS pelo seu dia!
Mario Leandro Campos Esequiel é gestor do escritório Mattos Filho. Economista, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Negócios pela FGV e professor convidado do GVLaw da FGV. É membro fundador do Grupo de Excelência de Administração Legal do CRA SP (Conselho Regional de Administração de São Paulo) e do CEAE (Centro de Estudos de Administração de Escritórios de Advocacia), e coautor do livro Administração Legal para Advogados da série GVLaw.
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